Słownik pojęć

Kasa fiskalna

Kasa fiskalna to elektroniczne urządzenie służące do wprowadzania i rejestrowania transakcji (sprzedaży usług). Rejestruje je na taśmie papierowej, na paragonach dla Klienta i w niekasowalnej pamięci urządzenia (pamięci fiskalnej - module fiskalnym). W szczególności rejestruje wartość podatków od transakcji. KF wymaga procesu fiskalizacji.
Obsługa kasy jest nieco trudniejsza od obsługi kalkulatora, jednak z pewnością dużo prostsza niż obsługa telefonu komórkowego.

Program pracy kasy

Jest to program pracy kasy (modułu fiskalnego) dopuszczony przez Ministra Finansów do stosowania, zapewniający prawidłowy i trwały jednokrotny zapis wielkości obrotu i kwot podatku w pamięci fiskalnej kasy oraz wydruk oryginału i kopii paragonów i raportów fiskalnych a także wydruków niefiskalnych (nie zawierających transakcji sprzedaży) dopuszczonych do druku przez program pracy kasy.

Program aplikacyjny kasy

Jest to program współpracujący z modułem fiskalnym, odpowiedzialny za prawidłowe zaprogramowanie funkcji oraz zabezpieczający przed wprowadzeniem do kas funkcji, rozwiązań technicznych i programowych nie dopuszczonych programem pracy kasy.

Moduł fiskalny kasy

Jest to urządzenie rejestrujące obrót i wyliczające kwoty podatku należnego, a także sterujące w jednoznaczny sposób wydrukiem wszystkich dokumentów drukowanych przez kasę oraz wyświetlaczem kasy.

Pamięć fiskalna kasy

Jest to urządzenie umieszczone w twardej nieprzezroczystej masie, umożliwiające trwały jednokrotny zapis danych dopuszczonych programem pracy kasy, bez możliwości ich likwidacji oraz wielokrotny odczyt tych danych, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia.

Drukarka kasy

Jest to urządzenie drukujące wszystkie dokumenty dopuszczone programem pracy kasy do druku przez daną kasę.

Fiskalizacja kasy

Jest to moment dokonania jednokrotnej i niepowtarzalnej czynności inicjującej pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy zakończony wydrukiem dobowego raportu fiskalnego.

Numer ewidencyjny kasy

Jest to niepowtarzalny numer nadawany przez urząd skarbowy służący do skatalogowania urządzenia w urzędzie.

Paragon fiskalny

Dokument drukowany przez kasę w chwili dokonania sprzedaży posiadający specjalny symbol fiskalny, po którym następuje numer unikatowy kasy. Nagłówek paragonu zawiera nazwę, adres i NIP użytkownika kasy. Na paragonie znajdują się dane o sprzedawanym towarze (nazwa, cena, stawka podatku, kwoty netto i brutto), oznaczenie kasjera, data i godzina wystawienia.

Paragon kontrolny

Drugi egzemplarz paragonu (najczęściej nawijany na rolkę kontrolną). Stanowi materiał dowodowy w ewentualnych postępowaniach przed Urzędem Skarbowym.

Raport fiskalny (dobowy i okresowy)

Jest to dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres, w ujęciu według poszczególnych stawek podatkowych oraz sprzedaży zwolnionej z podatku.

Dobowy raport fiskalny

Zestawienie wykonywane na koniec dnia pracy kasy fiskalnej. Jest to zapisanie danych sumarycznych o obrocie i kwotach podatku do pamięci fiskalnej i ich wydruk na paragonie oznakowanym na końcu z logo fiskalnym oraz numerem unikatowym.

Okresowy raport fiskalny

Zestawienie uzyskiwane z kasy ufiskalnionej. Jest to odczyt danych z pamięci fiskalnej i ich wydruk. Stwierdzenie "okresowy" oznacza, iż dotyczy on pewnego wycinka czasu np. miesiąca.

Wydruk niefiskalny

Jest to każdy nie zawierający transakcji sprzedaży dokument wydrukowany przez kasę przed jej fiskalizacją oraz każdy inny dokument dopuszczony programem pracy kasy do druku, poza paragonem fiskalnym i raportami fiskalnymi.

Plomba

Plomba ołowiana, zakładana przez pracownika serwisu (każdy serwisant ma swoją plombownicę do określonego typu kasy). Należy sprawdzać czy po zaplombowaniu numer jest czytelny, bowiem uszkodzona plomba oznacza próbę nieuprawnionego otwarcia kasy co w razie kontroli Urzędu Skarbowego prowadzi do sankcji i kłopotów.

Czas rozpoczęcia naprawy

Czas reakcji, ograniczony przez rozporządzenie do 48 godzin od momentu zawiadomienia serwisu o awarii do podjęcia interwencji. Nie należy mylić z terminem naprawy, który regulują przepisy ogólne.

Kasa rezerwowa

Kasa fiskalna używana w przypadku awarii kasy podstawowej, przejmuje ona rejestrację sprzedaży, bez niej należy zaprzestać sprzedaży. Podlega takim samym wymaganiom technicznym jak kasa rejestrująca.

Serwisant

Osoba posiadająca uprawnienia nadane przez producenta do technicznej obsługi danego modelu kasy. Uprawnienia takie nadawane są po przeszkoleniu i przeegzaminowaniu przyszłego serwisanta przez producenta. Jako dowód w/w. uprawnień otrzymuje on od producenta legitymację z unikalnym numerem identyfikacyjnym.

Liczba PLU (liczba kodów towarowych)

Jest to liczba artykułów wprowadzanych do pamięci kasy (z uwzględnieniem nazwy, stawki VAT oraz ceny). Z reguły powinna ona odpowiadać liczbie towarów dostępnych w placówce handlowej.

Producent kas rejestrujących

Jest to osoba prawna, jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej oraz osoba fizyczna mająca siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej wytworzyła i wprowadza do obrotu kasy rejestrujące.

Importer kas rejestrujących

Jest to osoba prawna, jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej oraz osoba fizyczna mająca siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej wprowadza do obrotu importowane kasy rejestrujące.

Serwis kas rejestrujących

Są to czynności obejmujące fiskalizację kas, ich naprawy i konserwacje oraz przeglądy prowadzone zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów.

Drukarka fiskalna

Drukarka fiskalna to urządzenie służące do rejestrowania (we współpracy z komputerem i odpowiednim programem) transakcji (sprzedaży usług). Rejestruje je na taśmie papierowej, na paragonach dla Klienta i w niekasowalnej pamięci urządzenia (pamięci fiskalnej - module fiskalnym). W szczególności rejestruje wartość podatków od transakcji. KF wymaga procesu fiskalizacji.
Podstawowa różnica pomiędzy KF i DF polega na tym, iż na KF jest klawiatura pozwalająca wprowadzić transakcję (sprzedać usługę lub towar). Drukarka musi współpracować z komputerem.
Zaletą drukarek fiskalnych (w stosunku do kas fiskalnych) jest brak konieczności programowania nazw towarów lub usług.

Proces fiskalizacji

Fiskalizacja kasy (drukarki) to jednokrotna i niepowtarzalna czynność uruchomienia pamięci fiskalnej kasy przez wpisanie do niej unikatowego numeru kasy. Przed tą czynnością pamięć fiskalna nie jest aktywna i nie dokonują się w niej żadne zapisy, toteż takie urządzenie z prawnego punktu widzenia nie jest kasą fiskalną. Urządzenie jest w trybie demo - szkoleniowym.
Do wpisania tego unikatowego numeru uprawnione są odpowiednie serwisy, dysponujące uprawnieniami nadanymi przez producenta lub importera. W trakcie fiskalizacji uprawniony serwisant wpisuje do pamięci fiskalnej numer NIP podatnika, oraz dokonuje włączenia pamięci fiskalnej. Serwisant (pracownik serwisu) musi legitymować się odpowiednim identyfikatorem, upoważniającym do obsługi odpowiednich kas. Kasa jest tym samym „przypisana" do serwisanta (serwisu). Serwisant wpisany do „Książki serwisowej" kasy będzie w przyszłości wykonywać obowiązkowe przeglądy techniczne aż do momentu wyrejestrowania kasy w urzędzie skarbowym.
W kolejnym kroku podatnik oraz serwisant zobowiązani są do poinformowania o zainstalowaniu kasy, odpowiednim pismem, właściwego urzędu skarbowego, w którym zarejestrowany jest użytkownik (ma nadany numer NIP). Informację tę należy przekazać do urzędu najpóźniej do siódmego dnia od daty uruchomienia pamięci fiskalnej.
Na podstawie przekazanej informacji urząd skarbowy nadaje urządzeniu indywidualny numer ewidencyjny, który powinien być umieszczony w "Książce serwisowej" oraz powinien być widoczny i na trwałe umieszczony na obudowie kasy (drukarki) fiskalnej.

Programowanie kasy

Kasę można zaprogramować ręcznie lub przy użyciu komputera PC (szczegółowe informację zawiera instrukcją użytkownika). Najważniejszymi parametrami kasy, jakie muszą zostać zaprogramowane są: nagłówek, stawki podatkowe, nazwy towarów lub usług, które będą rejestrowane. Kasę można zaprogramować samodzielnie lub zlecić (odpłatnie) sprzedawcy lub serwisantowi.

Kary

Zgodnie z art.53 §21 Kodeksu karnego skarbowego kasa rejestrująca (fiskalna) to księga, podobnie jak księga przychodów i rozchodów czy ewidencje VAT. W związku z tym nieprawidłowości w ewidencjonowaniu sprzedaży są karane tak samo, jak nieprawidłowości w prowadzeniu księgi. Dodatkowo występują jeszcze sankcje związane wyłącznie z kasami rejestrującymi.

W przypadku braku kasy fiskalnej podatnik zobowiązany do jej posiadania zostanie ukarany:

• karą grzywny do 240 stawek dziennych za nieprowadzenie księgi (kasa fiskalna jest księgą w rozumieniu Kodeksu karnego skarbowego), albo w przypadku mniejszej wagi karą grzywny za wykroczenie skarbowe;
• pozbawieniem prawa do odliczenia (lub zwrotu) od podatku VAT 50% ceny zakupu netto;
• pozbawieniem prawa do odliczenia 30% podatku naliczonego w okresie nieposiadania kasy.

W przypadku posiadania kasy, ale nieewidencjonowania przy jej pomocy sprzedaży, albo też w przypadku ewidencjonowania tylko części sprzedaży, którą podatnik powinien ewidencjonować, podatnik zostanie ukarany:

• karą grzywny do 240 stawek dziennych za nierzetelne prowadzenie księgi, albo w przypadku mniejszej wagi karą grzywny za wykroczenie skarbowe.

Jeżeli ponadto podatnik nie wykaże tej sprzedaży w ogóle w deklaracji VAT, wówczas dodatkowo zostanie ukarany:

• karą grzywny do 720 stawek dziennych, karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie, za narażenie podatku na uszczuplenie, albo też karze grzywny do 720 stawek dziennych w przypadku uszczuplenia małej wartości, albo też karze grzywny za wykroczenie skarbowego, gdy kwota uszczuplenie nie przekracza 4245zł;
• dodatkowym zobowiązaniem podatkowym w wysokości 30% kwoty zaniżenia zobowiązania podatkowego.

W przypadku prowadzenia sprzedaży bez ewidencjonowania jej na kasie z powodu uszkodzenia kasy czy też jej kradzieży podatnik zostanie ukarany tak samo, jak za nierzetelne prowadzenie księgi.
W przypadku nieprawidłowego ewidencjonowania na kasie rejestrującej, które jednak nie skutkuje uszczupleniem zobowiązania podatkowego podatnik zostanie ukarany:

• karze grzywny za wykroczenie skarbowe za wadliwe prowadzenie księgi.

W przypadku niezgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego podatnik zostanie ukarany:

• obowiązkiem zwrotu odliczonych lub zwróconych mu kwot 50% ceny kasy.

(źródło: http://www.vat.pl)

Ulgi

Można wystąpić o częściowy zwrot poniesionych wydatków na kasę (drukarkę) fiskalną. Jest to 90% kosztów, jednak nie więcej niż 700 PLN.